Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

<p>Standort: Königstädten/Nauheim – 100 % Präsenz – Vollzeit – Ab sofort</p> <p>Wir suchen keine Assistenz. Wir suchen die Person, die die Geschäftsführung mitstrukturiert.</p> <p>ZEINpharma ist ein schnell wachsendes, inhabergeführtes Unternehmen, das jeden Tag Menschen hilft, gesünder zu leben – mit hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, echter wissenschaftlicher Tiefe und einem klaren Purpose:</p> <p>Gesundheit zugänglich machen und jeden Tag ein Stück besser werden.</p> <p>Damit wir dieses Ziel noch schneller erreichen, suchen wir eine Executive Assistant, die auf C-Level-Niveau arbeitet: strukturiert, vorausschauend, belastbar und absolut vertrauenswürdig.</p> <p>Eine Person, die Organisation nicht „abarbeitet“, sondern führt, priorisiert und der Geschäftsführung den Rücken freihält.</p> <p>Und das alles vor Ort – persönlich, nah am Puls des Unternehmens, in unserem neuen, hochmodernen Headquarter mit ergonomischen Arbeitsplätzen, höhenverstellbaren Tischen, modernen Meetingräumen und einer Arbeitsumgebung, die auf Fokus &#x26; Produktivität ausgelegt ist.</p> <h2>Aufgaben</h2> <p><strong>Deine Rolle – klar und auf den Punkt:</strong></p> <p>Als Executive Assistant to the CEO bist du die zentrale Steuerstelle zwischen Führung, Projekten und Teams.</p> <p>Du sorgst dafür, dass Entscheidungen sauber vorbereitet, Aufgaben klar priorisiert und Projekte strukturiert vorangetrieben werden.</p> <p>Deine Verantwortungsbereiche:</p> <p><strong>1. Prioritäten &#x26; Entscheidungen vorbereiten</strong></p> <ul> <li>Informationen aus allen Bereichen filtern und strukturiert aufbereiten</li> <li>Relevantes verdichten, Unwichtiges ausfiltern</li> <li>Entscheidungen des CEOs in klare Schritte übersetzen</li> </ul> <p><strong>2. Projekt- &#x26; Aufgabensteuerung</strong></p> <ul> <li>Projekte des CEOs koordinieren</li> <li>Fortschritte, Blockaden und Risiken transparent machen</li> <li>Deadlines im Blick behalten und Follow-Ups einfordern</li> </ul> <p><strong>3. Meeting- &#x26; Kommunikationssteuerung</strong></p> <ul> <li>Agenda &#x26; Briefings vorbereiten</li> <li>Protokolle klar und ergebnisorientiert festhalten</li> <li>Teams synchronisieren und sicherstellen, dass nichts verlorengeht</li> </ul> <p><strong>4. Schnittstelle zwischen Geschäftsführung &#x26; Organisation</strong></p> <ul> <li>Abstimmung mit Führungskräften</li> <li>klare Kommunikation nach innen und außen</li> <li>Schutzschild für den Fokus des CEOs</li> </ul> <p>Diese Rolle ist entscheidend für den Erfolg von ZEINpharma. Du arbeitest eng, direkt und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen – immer vor Ort, immer auf Augenhöhe, immer strukturiert.</p> <h2>Qualifikation</h2> <p><strong>Was du mitbringen solltest:</strong></p> <p><strong>Fachlich</strong></p> <ul> <li>Mehrjährige Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer C-Level-nahen Rolle</li> <li>Hohe Struktur- und Priorisierungsstärke</li> <li>Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse</li> <li>Sicherer Umgang mit modernen Office-Tools</li> <li>Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und verständlich aufzubereiten</li> </ul> <p><strong>Persönlich</strong></p> <ul> <li>Absolute Diskretion und Loyalität</li> <li>Belastbarkeit &#x26; Ruhe auch in hektischen Phasen</li> <li>klare, direkte Kommunikation</li> <li>Verantwortungsgefühl und Verlässlichkeit</li> <li>Freude daran, Ordnung ins Chaos zu bringen</li> <li>hohe Serviceorientierung ohne Ego</li> </ul> <p>Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und den CEO entlastet – nicht jemanden, der nur Aufgaben verwaltet.</p> <h2>Benefits</h2> <p><strong>Was dich erwartet:</strong></p> <ul> <li>Ein hochmodernes Headquarter mit ergonomischen, höhenverstellbaren Arbeitsplätzen</li> <li>Ein starkes Team, kurze Entscheidungswege und ein Unternehmer, der Tempo liebt</li> <li>Ein Umfeld, das gestaltet werden will – nicht verwaltet</li> <li>50 % Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte</li> <li>Corporate Benefits &#x26; großzügige Ausstattung am Arbeitsplatz</li> <li>Ein familiär geführtes, gesund wachsendes Unternehmen mit echter Mission</li> </ul> <p><strong>Bereit für eine Rolle, die Wirkung hat?</strong></p> <p>Wir schätzen die Einzigartigkeit und Unterschiedlichkeit unserer Mitarbeitenden und fördern ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht.</p> <p>Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.</p> <p>Find <a href="https://www.arbeitnow.com/">Jobs in Germany</a> on Arbeitnow</a>